Подготовка Положения о представительстве компании

Грамотно подготовленное Положение о представительстве иностранной компании в России - это хорошая основа для стабильного бизнеса.

Мы успешно занимаемся разработкой Положений о представительстве компании на протяжении нескольких лет.

Пример подобного положения ниже. 

УТВЕРЖДЕНО

                                       

Утверждено Решением 

Управляющих Директоров компании 

« __________ » от [ДАТА]

ПОЛОЖЕНИЕ

О ПРЕДСТАВИТЕЛЬСТВЕ КОМПАНИИ

«__________»

Москва

__________  г.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Представительство («Представительство») компании «__________» («Компания») открыто в городе Москве Решением Управляющих Директоров Компании от 16 мая 2006 года и осуществляет свою деятельность в соответствии с Положением «О порядке открытия и деятельности в СССР представительств иностранных фирм, банков и организаций, утвержденным Поставнолением Совета Министров СССР №1074 от 30 ноября 1989 года, а также в соответствии с другими нормативно-правовыми актами Российской Федерации, нормативно-правовыми актами других государств, на территории которых Представительство может осуществлять свою деятельность, и настоящим Положением.

1.2. Представительство расположено по адресу: __________.

1.3. Наименование Представительства на русском языке: __________. 

Наименование Представительства на английском языке: __________.

1.4. Представительство имеет право осуществлять деятельность на территории Российской Федерации с момента его аккредитации. Представительство может также осуществлять деятельность в пользу Компании на территории других государств.

1.5. Деятельность Представительства сроком не ограничивается.

1.6. Представительство не является юридическим лицом по законодательству Российской Федерации и не имеет обособленного баланса.

Компания отвечает по обязательствам Представительства перед государством и контрагентами Компании в пределах, установленных законодательством Российской Федерации и Уставом Компании.

1.7. Представительство имеет круглую печать с наименованием Представительства а также бланки и другие атрибуты с фирменной символикой Компании.

2. ЦЕЛИ И ВИДЫ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСТВА

2.1. Представительство создано в целях представления и защиты интересов Компании на территории Российской Федерации.

До создания соответствующих обособленных подразделений на территории Украины, Беларуси, Казахстана, Молдовы, Азербайджана, Армении, Узбекистана, Кыргызстана, Туркменистана и Таджикистана, Представительство осуществляет также представление и защиту интересов Компании на территории указанных государств.

2.2. Деятельностью Представительства являются:

- представлении интересов Компании на территории государств, описанных в пункте 2.1 настоящего Положения при проведении переговоров о заключении и непосредственно при заключении между Компанией и лицами, осуществляющими деятельность на указанной территории, любого рода сделок;

- сбор на территории государств, описанных в пункте 2.1. настоящего Положения и обработка любой информации маркетингового, коммерческого, технического или финансового характера;

- распространение на территории государств, описанных в пункте 2.1 настоящего Положения, информации о товарах, работах и услугах, предлагаемых Компанией;

- контроль за исполнением контрагентами Компании, расположенными на территории государств, описанных в пункте 2.1 настоящего Положения, своих обязательств перед Компанией;

- представление интересов Компании при составлении любого рода актов о рекламациях, поступающих от любого рода потребителей товаров, работ или услуг, предоставляемых Компанией, находящихся на территории государств, описанных в пункте 2.1 настоящего Положения;

3. ПРАВОВОЙ СТАТУС ПРЕДСТАВИТЕЛЬСТВА. УПРАВЛЕНИЕ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСТВОМ

3.1. Представительство является обособленным подразделением Компании и руководствуется в своей деятельности условиями его аккредитации, действующим законодательством Российской Федерации и международными договорами, условиями настоящего Положения, а также решениями Компании в соответствии с ее Уставом.

В случаях, когда в соответствии с настоящим Положением Представительство должно осуществлять деятельность на территории иных государств кроме Российской Федерации, Представительство должно следовать, исполнять и руководствоваться также нормативно-правовыми актами государств, на территории которых оно осуществляет соответствующую деятельность. 

3.2. Руководство деятельностью Представительства осуществляет Глава Представительства («Глава Представительства»), действующий в соответствии с доверенностью, выдаваемой Компанией. Глава Представитьельства обладает самостоятельностью в осуществлении своей деятельности от имени Компании, в пределах, определяемых настоящим По¬ложением, Уставом Компании, трудовым договором и доверенностью, выданной ему Компанией.

Глава Представительства назначается администрацией Компании. Срок полномочий Главы Представительства определяет администрация Компании при его назначении на должность.

3.3. В вопросах организационной структуры работы Представительства его Директор дей¬ствует на основе единоначалия в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, настоящим Положением, Уставом Компании и решениями администрации Компании.

Глава Представительства, на основании доверенности выданной ему Компанией:

- обеспечивает выполнение решений администрации Компании, касающихся деятельности Представительства;

- представляет интересы Компании и Представительства во всех государственных и муниципальных учреждениях и организациях Российской Федерации;

- осуществляет в качестве представителя Компании защиту интересов Компании в Российской Федерации, для чего выступает в судах, арбитражных и третейских судах как истец, ответчик, третья сторона или любым иным образом в соответствии с законодательством Российской Федерации, настоящим Положением, Уставом Компании и решениями администрации Компании;

- совершает сделки и дру¬гие юридические акты в Российской Федерации, стороной в которых выступает Компания в пользу Компании, в том числе заключает договоры купли-продажи товаров, услуг и работ, сдачи в аренду недвижимости или оборудования,  акцептует, индоссирует, инкассирует, депонирует и передает от имени Компании чеки в соответствии с законодательством Российской Федерации, настоящим Положением, Уставом Компании и решениями администрации Компании;

- на основе решений администрации Компании, настоящего Положения и Устава Компании заключает дого¬воры, в том числе трудовые, направленные на удовлетворение потребностей Компании в товарах, услугах и работах в связи с открытием Представительства и деятельностью Компании через Представительство, открывает и закрывает счета в банках, а также снимает средства со счетов и банковских депозитов Компании, открытых в связи с деятельностью Компании через представительство, будь то текущие счета или срочные вклады в соответствии с законодательством Российской Федерации, настоящим Положением, Уставом Компании и решениями администрации Компании;

- осуществляет иные полномочия в соответствии с за¬конодательством или возложенные на него Компанией;

Приказы и распоряжения Главы Представительства, в пределах его полномочий, обязательны для исполнения всеми работниками Представительства

3.4. Деятельность, осуществляемая Представительством, подлежит учету и должна соответствовать деятельности, планируемой Компанией.  Глава Представительства отвечает за исполнение планов.

3.5. По согласова¬нию и с одобрения администрации Компании Глава Представительства устанавливает формы, системы и размеры оплаты труда работников представительства.

3.6. Глава Представительства имеет право совершать от имени Компании сделки, направленные на удовлетворение потребностей Компании в товарах, услугах и работах в связи с работой Представительства в Российской Федерации и в связи с деятельностью Компании в Российской Федерации, осуществляемой через Представительство, не противоречащей законодательству Российской Федерации, настоящему Положению, Уставу Компании и решениям администрации Компании. Глава Представительства свободен в выборе предмета договора с контраген¬тами и в определении условий их взаимоотношений, не противоречащих законодательству Российской Федерации, настоящему Положению, Уставу Компании и решениям администрации Компании.

3.7. Для организации и ведения своей деятельности представительству разрешается  открывать счета в банках в Российской Федерации в установленном действующим законодательством порядке, в соответствии с законодательством Российской Федерации, настоящим Положением, Уставом Компании и решениями администрации Компании.

4. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ КОМПАНИИ ПО ОТНОШЕНИЮ К ПРЕДСТАВИТЕЛЬСТВУ

4.1. Компания имеет право:

-участвовать в управлении делами представительства в порядке, опре¬деляемом: 

-действующим законодательством,

-Уставом Компании, 

-решениями администрации Компании

-настоящим Положением;

-получать и использовать информацию, получаемую от Представительства;

-получать всю отчетностью и иную документацию Представительства по первому требованию.

4.2. Компания обязана:

-принимать участие в финансировании Представительства;

-оказывать материально-техни¬ческую поддержку деятельности Представительства;

-оказывать Представительству содействие в осуществлении им своей де¬ятельности; 

-исполнять принятые на себя в установленном порядке обяза¬тельства в связи с деятельностью, осуществляемой через Представительство

в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, настоящим Положением, Уставом Компании и решениями администрации Компании.

5. КОНТРОЛЬ ФИНАНОСОВО-ХОЗЯЙСТВЕН-НОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСТВА

5.1. Контроль за деятельностью Представительства осуществляет его Глава, а также ревизоры и/или аудиторы, назначаемые Компанией, в соответствии с Уставом Компании, а также в процессе осуществления Компанией контроля за деятельностью Представительства в целом.

5.2. Ревизоры и/или аудиторы, осуществляющие проверку представительства, вправе требовать от любых должностных лиц представительства, включая Главу Представительства, предоставления им всех необходи¬мых материалов, документов финансовой и налоговой отчетности, а также лич¬ных (устных и письменных) объяснений.

5.3 Ревизоры и/или аудиторы, осуществляющие проверку деятельности Представительства и его работников, сообщают о результатах проведен¬ных им проверок деятельности Представительства и его должностных лиц администрации Компании.

5.4. Представительство предоставляет Компании ежемесячный финансовый и операционный отчет по формам и сроки, согласованные и утвержденные Компанией.

6. ИМУЩЕСТВО, УЧЕТ И ОТЧЕТНОСТЬ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСТВА. ОБЪЕМ И СРОКИ ВЛОЖЕНИЯ КАПИТАЛА В ОСНОВНЫЕ ФОНДЫ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСТВА

6.1. Имущество Представительства составляют основные и оборотные фонды, средства и иные ценности, закрепленные за ним Компанией.

6.2. Источниками формирования имущества Представительства являются:

-кредиты, займы и иные средства, предоставленные Компанией представительству на цели, связанные с де¬ятельностью представительства;

-иные источники, не запрещенные законодательством.

6.3. Компания будет предоставлять Представительству необходимые финансовые средства для осуществления им деятельности в соответствии с настоящим Положением, Уставом Компании и решениями администрации Компании.   

6.4. Представительство осуществляет учет результатов своей деятельнос¬ти в соответст¬вии с законодательством Российской Федерации, настоящим Положением и решениями администрации Компании.

6.5 Финансовые документы Представительства подписываются Главой Представительства.

7. ПРЕКРАЩЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСТВА

7.1 Деятельность Представительства прекращается в случае ликвидации Компании, и в иных случаях установленных действующим законодательством Российской Федерации.

7.2 Прекращение деятельности Представительства происходит путем принятия решения администрации Компании.

7.3 При ликвидации Представительства увольняе¬мым работникам гарантируется соблюдение их прав и интересов в соответствии с законодательством Российской Федерации.

8. ПОРЯДОК ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

8.1. Представительство обязано осуществлять хранение следующих документов:

- Положение о представительстве, а также внесенные в него и зарегистрированные в установленном порядке изменения и дополнения;

- документы, подтверждающие государственную регистрацию Представительства;

- документы, подтверждающие права Представительства на используемые денежные и иные материальные средства, закрепленные за ним Компанией;

- внутренние документы Представитель-ства;

- заключения ревизоров и/или аудиторов Компании, государственных и муниципальных органов финансового контроля;

- иные документы, предусмотренные действующим законодательством Российской Федерации, настоящим Положением, решениями администрации Компании.

Представительство хранит документы, перечисленные в настоящем пункте, по месту нахождения представительства. Ответственный за хранение документов – Глава Представительства.

8.2. Представительство в целях реализации государственной социальной, экономической и налоговой политики несет ответственность за сохранность документов, обеспечивает передачу на государственное хранение документов, имеющих научно-историческое значение в Центральные архивы Москвы, хранит и использует в установленном порядке документы по личному составу.

APPROVED

By resolution of the 

Managing Directors of 

__________ made on [DATE] 

REGULATIONS

OF THE REPRESENTATIVE OFFICE OF 

__________ 

Moscow

__________

1. GENERAL PROVISIONS

1.1. The Representative office (the “Representative office”) of __________  (the “Company”) has been established in Moscow by Resolution of the Company’s Managing Directors dated as of 16 May 2006 and operates in compliance with the Regulation “On the Procedure for Establishing and Operating Representative Offices of Foreign Firms, Bank and Agencies in the USSR” approved by the USSR Council of Ministers Resolution No. 1074 dated as of 30 November 1989, as well as in accordance with other legal acts of the Russian Federation, legal acts of other states, where the Representative office may carry out its activity, and the present Regulations.

1.2. The Representative office is located at: __________.

1.3. The name of the Representative office in Russian language is: __________.

The name of the Representative office in English language is: __________.

1.4. The Representative office has a right to conduct activities in the territory of the Russian Federation from the date of accreditation of the Representative office. The Representative office may carry out as well an activity for the Company on the territory of other states.

1.5. The term of the Representative office’s activity is not limited.

1.6. The Representative office does not constitute a legal entity under the laws of the Russian Federation and does not have a solitary balance. 

The Company has a responsibility for the Representative office to the state authority and partners of the Company within the limits of the law of the Russia Federation and the Statute of the Company.

1.7. The Representative office has a round seal bearing the name of the Representative office as well as blank forms and other attributes with the Company’s symbols.

2. FUNCTIONS AND TYPES OF ACTIVITIES OF THE REPOFFICE

2.1. The Representative office has been founded for the representation and protection of the Company’s interests in the territory of the Russian Federation.

Until the Company creates appropriate divisions on the territory of Ukraine, Belarus, Kazakhstan, Moldova, Azerbaidjan, Armenia, Uzbekistan, Kyrgyzstan, Turkmenistan and Tadjikistan, the Representative office is in charge of representation and protection of the Company’s interests in the territory of these states as well.

2.2. The Representative office’s activity consists in:

- representation of the Company’s interests within the territory of the states referred to in clause 2.1 of these Regulations during the negotiations aiming the conclusion and the conclusion of any kind of deals between the Company and the persons, carrying out their activity within the said territory;

- collection within the territory of the states referred to in clause 2.1 of these Regulations of and treatment of any information of marketing, commercial, technical or financial character;

- spread within the territory of the states referred to in clause 2.1 of these Regulations of information on goods, works and services offered by the Company;

- control over fulfillment by the Company’s counterparties located within the territory of the states referred to in clause 2.1 of these Regulations, of their undertakings with regard to the Company;

- representation of the Company’s interests on set up of whatever acts on deficiencies, detected by the consumers of the goods, works and services offered by the Company and located within the territory of the states referred to in clause 2.1 of these Regulations;

3. THE REPRESENTATIVE OFFICE’S LEGAL STATUS. THE REPRESENTATIVE OFFICE”S MANAGEMENT

3.1. The Representative office is a separate division of the Company and in its activities is guided by the conditions of its accreditation, by the laws of the Russian Federation and international treaties currently in force, by the conditions of these Regulations and by the decisions of the Company in accordance with the Statute of the Company.

When in accordance with these Regulations the Representative office is lead to act on the territory of states other than the Russian Federation, the Representative office has as well to follow, comply and follow the prescriptions of legal acts of the states on the territory of which it carries out its activity.

3.2. The Representative office is managed by the Chief Representative (the “Chief Representative”) in accordance with powers entrusted to him by the Company under a relevant Power of attorney. The Chief Representative has autonomy in conducting his activities on behalf of the Company to the limits set by these Regulations, the Statute of the Company, his employment contract and the Power of attorney issued to him by the Company.

The Head Representative is appointed by the administration of the Company. The term of authority of the Head Representative is determined by the administration of the Company upon his appointment.

3.3. The Head Representative takes decisions on the organizational structure of the work of the Representative office using the principle of one-man management in accordance with the laws of the Russian Federation, these Regulations, the Statute of the Company  and with decisions of the administration of the Company.

The Head Representative based on the power of attorney issued by the Company:

- ensures implementation of the decisions of the administration of the Company related to activities of the Representative office;

- represents the interests of the Company and of the Representative office in all State and municipal authorities and organizations of the Russian Federation;

- as a representative of the Company, carries out protection of the Company’s interests in the Russian Federation, and for that purpose appears in courts, arbitration tribunals and private arbitrations as a plaintiff, defendant, third party or in any other way in accordance with the laws of the Russian Federation, these Regulations, the Statute of the Company  and with decisions of the administration of the Company;

- on behalf of the Company, settles business transactions  and other legal acts in the Russian Federation where the Company appears as a party, including contracts of sale and purchase of goods, services and works, contracts of lease of real estate or equipment, accepts, endorses, collects, consigns and transfers cheques, in accordance with the laws of the Russian Federation, these Regulations, the Statute of the Company  and with decisions of the administration of the Company;

- on the basis of decisions of the administration of the Company and of these Regulations and of the Statute of the Company, concludes agreements including employment, agreements aimed to satisfy the Company’s needs in goods, services and works in connection with the opening of the Representative office and with the Company’s activities via the Representative office in the Russian Federation, opens and closes bank accounts and withdraws money from accounts and deposits of the Company opened in connection with activities of the Company via the Representative office, whether it be current accounts or time deposits all in accordance with the laws of the Russian Federation, these Regulations, the Statute of the Company and with decisions of the administration of the Company;

- exercises other powers in accordance with legislation or authorized by the Company.

All orders and instructions of the Head Representative within his powers are subject to compulsory implementation by all employees of the Representative office.

3.4. All activities of the Representative office are subject to record keeping and have to be in line with the planning of the Company. The Head Representative is responsible for the performance of the planning.

3.5. In consultation with and upon approval by the administration of the Company the Head Representative determines the forms, systems and amounts of remuneration of labor of the Representative office’s employees. 

3.6. The Head Representative on behalf of the Company is entitled to settle business transactions aimed at satisfying the Company’s needs of goods, services and works in connection with the establishment of the Representative office in the Russian Federation and in connection with activities of the Company in the Russian Federation via the Representative office as long as these activities are in compliance with the laws of the Russian Federation, these Regulations, the Statute of the Company  and with decisions of the administration of the Company. The Head Representative is free to choose subjects of agreements with business partners and to determine conditions of relations with them, as long as these are in compliance with the laws of the Russian Federation, these Regulations, the Statute of the Company  and with decisions of the administration of the Company.

3.7. For the purpose of organizing and conducting its activities, the Representative office is allowed to open bank accounts in the Russian Federation in accordance with rules set by legislation currently in force and in compliance with the laws of the Russian Federation, these Regulations, the Statute of the Company  and with decisions of the administration of the Company.

4. RIGHTS AND DUTIES OF THE COMPANY TOWARDS THE REPOFFICE

4.1. The Company has the right to:

- take part in managing the activities of the Representative office in accordance with:

- the procedures established by law; 

- the Statute of the Company;

- decisions made by the Company’s administration; 

- these Regulations;

- obtain and use information received from the Representative office; 

- receive all records and all other documentation of the Representative office on first demand.

4.2. The Company is under the obligation to:

- participate in the financing of the Representative office;

- give material and technical support for the Representative office;

- contribute to the Representative office in conducting of its activities;

- fulfill obligations duly incurred in connection with its activities conducted via the Representative office

all in accordance with the laws of the Russian Federation, these Regulations, the Statute of the Company  and with decisions of the administration of the Company.

5. CONTROL OVER FINANCIAL AND ECONOMIC ACTIVITIES OF THE REPOFFICE

5.1. The control over the activities of the Representative office shall be carried out by its Head Representative as well as by controllers and/or auditors appointed by the Company in accordance with the Statute of the Company and during the process of the Company’s control over the Representative office in general. 

5.2. The controllers and/or the auditors carrying out the inspection of the Representative office are entitled to demand from any official body including the Head Representative the submission of all necessary materials, documents, financial statements and tax accounts as well as personal (verbal or written) explanations.

5.3 The controllers and/or the auditors carrying out the inspection of the Representative office’s activity and of its employees shall report on the results of their inspection of the Representative office’s activity and of its employees to the administration of the Company.

5.4. The Representative office provides the Company with a monthly financial and operational report based upon the format and time schedule agreed and made up by the Company.

6. THE ASSETS, ACCOUNTS AND REPORTING OF THE REPOFFICE. THE SCOPE AND TERM OF THE INVESTMENTS IN THE FIXED ASSETS OF THE REPOFFICE 

6.1. The assets of the Representative office consist of fixed and current assets and other valuables owned by the Company.

6.2. The sources of finance for these assets of the Representative office are as follows:

- loans and other means provided by the Company to the Representative office for purposes connected to activities of the Representative office; 

- other sources that are not prohibited by the legislation.

6.3. The Company will provide the Representative office with the necessary financial means to conduct its activities in accordance with these Regulations, the Statute of the Company and with decisions of the administration of the Company.

6.4. The Representative office keeps financial records on its activities in accordance with the laws of the Russian Federation, these Regulations, the Statute of the Company and with decisions of the administration of the Company.

6.5 Financial documents of the Representative office are subject to the signature by the Head Representative.

7. TERMINATION OF ACTIVITY OF THE REPRESENTATIVE OFFICE

7.1 The activities of the Representative office are subject to termination upon liquidation of the Company and upon other conditions set by the legislation of the Russian Federation currently in force.

7.2 The termination of the activity of the Representative office is based on a decision by the administration of the Company. 

7.3 Upon liquidation of the Representative office, the employees being fired are guaranteed with enforcement of their rights and interests in accordance with the legislation of the Russian Federation.

8. FILING ORDER

8.1. The Representative office shall keep the following documents:

- the Regulations of the Representative office as well as all duly under established order given alterations and amendments introduced into it;

- the documents confirming the State registration of the Representative office;

- the documents confirming the Representative office’s rights on the use of monetary and other material means owned by the Company;

- internal documents of the Representative office;

- opinions of the controllers and/or auditors of the Company, State and municipal agencies of financial control;

- other documents asked for by the legislation of the Russian Federation currently in force, these Regulations and by decisions of the administration of the Company.

The Representative office shall keep the documents listed in this clause at the Representative office’s address. The Head Representative is accountable for keeping of the documents.

8.2. For the purpose of implementation of the State social, economical and tax policy, the Representative office is accountable for safe keeping of the documents, secures delivery of documents having scientific and historical importance to the federal safekeeping in the Central Archives of Moscow, keeps and uses in established order documents on the personnel assets.